Las funciones administrativas
• Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
• Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.
• Dirigir: Guiar y orientar al personal.
• Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
• Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.
Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administración en cualquier nivel o área de actividad de la empresa.
Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco funciones esenciales. Es necesario no confundirlas con la dirección, porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales; la administración no es sino una de las seis funciones, cuyo ritmo es asegurado por la dirección.
La ciencia de la administración, como toda ciencia, se debe basar en leyes o principios; Fayol adopta la denominación principio, aportándose de cualquier idea de rigidez, por cuanto nada hay de rígido o absoluto en materia administrativa. Tales principios por lo tanto, son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar.
Toma de decisiones
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones.
Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella.
Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades.
La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia.
Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.
Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
Control Administrativo
Se le llama control administrativo a la función administrativa que consiste en la evaluación del rendimiento del comportamiento administrativo de la empresa. Este es necesario para asegurar que los procesos se realicen de la manera correcta y que las decisiones tomadas concuerden con la planificación y objetivos de la empresa. En otras palabras, el control administrativo consiste en la evaluación del rendimiento de la administración de una organización.
Tipos de control administrativo
Existen tres tipos de control administrativo:
Control preventivo: Estos controles se realizan antes de hacer alguna acción. Su función es garantizar que el proyecto o acción se podrá llevar a cabo sin correr ningún tipo de riesgo. En este control se debe verificar que todos los recursos necesarios estén disponibles y tener en consideración los costos que deberán asumirse.
Control concurrente: Este control se realiza durante los procesos, su función es garantizar que estos se realicen de manera óptima, supervisando las distintas etapas y asegurándose que no se comprometa la calidad o la seguridad.
Control de retroalimentación: Este control se lleva a cabo una vez finalizado el proceso o actividad. El objetivo de estos controles es obtener información acerca del desempeño del proceso y las posibles mejoras que se puedan hacer.
El control de calidad
Es el conjunto de los mecanismos, acciones y herramientas realizadas para detectar la presencia de errores. La función principal del control de calidad es asegurar que los productos o servicios cumplan con los requisitos mínimos de calidad. Existe primordialmente como una organización de servicio, para conocer las especificaciones establecidas por la ingeniería del producto y proporcionar asistencia al departamento de fabricación, para que la producción alcance estas especificaciones. Como tal, la función consiste en la recolección y análisis de grandes cantidades de datos que después se presentan a diferentes departamentos para iniciar una acción correctiva adecuada.
Todo producto que no cumpla las características mínimas para decir que es correcto, será eliminado, sin poderse corregir los posibles defectos de fabricación que podrían evitar esos costos añadidos y desperdicios de material.
Para controlar la calidad de un producto se realizan inspecciones o pruebas de muestreo para verificar que las características del mismo sean óptimas. El único inconveniente de estas pruebas es el gasto que conlleva el control de cada producto fabricado, ya que se eliminan los defectuosos, sin posibilidad de reutilizarlo.
Control de producción
Se refiere esencialmente a la cantidad de fabricación de artículos y vigilar que se haga como se planeó, es decir, el control se refiere a la verificación para que se cumpla con lo planeado, reduciendo a un mínimo las diferencias del plan original, por los resultados y práctica obtenidos.
Es hacer que el plan de materiales que llega a la fábrica pase por ella y salga de ella regulándose de manera que alcance la posición óptima en el mercado y dejando utilidad razonable para la empresa.
El control de la producción tiene que establecer medios para una continua evaluación de ciertos factores: la demanda del cliente, la situación de capital, la capacidad productiva, etc. Esta evaluación deberá tomar en cuenta no solo el estado actual de estos factores sino que deberá también proyectarlo hacia el futuro.
Podemos definir el control de producción, como "la toma de decisiones y acciones que son necesarias para corregir el desarrollo de un proceso, de modo que se apegue al plan trazado".
Una definición más amplia, según el diccionario de términos para el control de la producción y el inventario, sería:
"Función de dirigir o regular el movimiento metódico de los materiales por todo el ciclo de fabricación, desde la requisición de materias primas, hasta la entrega del producto terminado, mediante la transmisión sistemática de instrucciones a los subordinados, según el plan que se utiliza en las instalaciones del modo más económico".
Para lograr el objetivo, la gerencia debe estar al tanto del desarrollo de los trabajos a realizar, el tiempo y la cantidad producida; así como modificar los planes establecidos, respondiendo a situaciones cambiantes.
Preguntas básicas para el control de la producción:
1.
2. ¿Qué es lo que se va a hacer?
3. ¿Quién ha de hacerlo?
4. ¿Cómo?, ¿Dónde?, y ¿Cuándo se va a cumplir?
El control es algo más que planeación:
"Control", es la aplicación de varias formas y medios, para asegurar la ejecución del programa de producción deseado.
Funciones del control de producción.
• Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función del tiempo.
• Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir los planes si fuere necesario.
• Establecer volúmenes económicos de partidas de los artículos que se han de comprar o fabricar.
• Determinar las necesidades de producción y los niveles de existencias en determinados puntos de la dimensión del tiempo.
• Comprobar los niveles de existencias, comparándolas con los que se han previsto y revisar los planes de producción si fuere necesario.
• Elaborar programas detallados de producción y
• Planear la distribución de productos.
La programación de la producción dentro de la fábrica y la conservación de la existencia constituyen el medio central de la producción. El proceso de fabricación está constituido por corriente de entrada de materiales que se utilizan en el producto; y la operación que abarca la conversión de la materia prima (empleado, equipo, tiempo, dinero, dirección, etc.) en producto acabado que constituye el potencial de salida.
La gestión de los recursos humanos en un proyecto
Gestión De Empresas
La gestión de proyectos supone el impulso, la planificación, la organización, el control y la evaluación de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos determinados. Si hablamos de la gestión de los recursos humanos en un proyecto nos estaremos refiriendo a todos los procesos que seleccionan, forman, organizan, gestionan, conducen y evalúan al equipo de una determinada iniciativa.
¿Qué etapas incluye la gestión de los recursos humanos de un proyecto?
Incluiremos como recursos humanos de un proyecto a todos aquellos profesionales que tienen roles y responsabilidades en dicho proyecto. Las etapas y actividades que incluye está gestión del factor humano de un proyecto las resumimos a continuación:
Organización y planificación. Planificar cuánto personal necesita el proyecto, de qué perfiles, para qué funciones y responsabilidades; tanto a corto como a medio o largo plazo del proyecto.
Reclutamiento. Seleccionar las personas con el mejor perfil laboral teniendo en cuenta las necesidades tanto de la empresa como del proyecto.
Acogida y formación. Dar a conocer a los nuevos trabajadores la organización, el departamento o área de la que formarán parte y, por supuesto, el proyecto en el que se circunscribirá su esfuerzo diario. Adecuar su nivel formativo al de los requisitos del proyecto, tanto en el momento de su incorporación como a lo largo de su estancia en la organización.
Gestión o administración del personal. Realizar todos los trámites jurídico-laborales que cualquier relación laboral exige.
Evaluación de competencias. Valorar su desempeño en relación a su puesto y al proyecto, controlar la consecución de los objetivos que le han sido adjudicados y comunicados previamente, etc.
Promoción y plan de carrera. Evaluar la posibilidad de que asuma más competencias de coordinación y dirección de partes del proyecto actual o de otros futuros, entre otras cuestiones.
Todas las etapas están interrelacionadas y deben valorarse no sólo en relación a la empresa, sino al proyecto en sí que el profesional esté desarrollando.
recursos humanos en un proyecto
¿Cómo gestionar de manera eficiente los recursos humanos en un proyecto?
Aunque todos los profesionales que integran un equipo tienen sus responsabilidades y roles, suele ser muy beneficioso que todo el equipo conozca los objetivos, temporalización y prioridades del mismo, no sólo la parte que se encarga de liderarlo y dirigirlo. De hecho, a lo largo de la ejecución del proyecto, es positivo que todos los miembros se sientan involucrados y comprometidos con la planificación y la toma de decisiones del mismo. En todos estos aspectos, el equipo de dirección que lidera el proyecto es una pieza clave.
¿Cómo debe dirigirse y liderarse un equipo de un proyecto?
Fomentando y facilitando el trabajo en equipo, las alianzas entre los miembros, el buen clima laboral y una comunicación fluida. La cooperación es básica para el buen funcionamiento del grupo.
Dando ejemplo con un comportamiento profesional, ético y diligente.
Influenciando y motivando de manera positiva al equipo de colaboradores. Buscando los puntos fuertes de cada miembro, combinando habilidades que hagan que el conjunto sea más potente que la suma de las individualidades.
Atendiendo a las necesidades y motivaciones del equipo, bien sean formativas, laborales o personales.
Acogiendo, mentorizando o formando a los nuevos miembros.
Dando feed-back sobre el trabajo realizando. Evaluando en positivo. Acompañando en el crecimiento personal y profesional del equipo.
Procurando una gestión del equipo lo más democrática posible, donde todo el mundo pueda proponer y hacer oír su voz.
Facilitando el trabajo por objetivos y no por tareas o actividades.
El director del proyecto no debe confundirse con el gestor del proyecto. Aunque pueden coincidir en la misma persona algunas veces, la misión del primero es más la de liderar, inspirar, o acompañar y la del segundo tiene que ver más con los entresijos del día a día del proyecto. El gestor está vinculado más a la ejecución del proyecto, a ordenar los procesos, controlar las tareas de manera rigurosa, etc. El director del proyecto no controlará las tareas sino los resultados del proyecto, motivará más que supervisará y desconocerá más el día a día para focalizarse en cuestiones más ligadas a los objetivos estratégicos y los valores en relación a la organización y al proyecto. Os recomendamos que leáis este post sobre la figura del gestor de proyectos.
En el desarrollo de cualquier proyecto, una de las principales ventajas competitivas es el factor humano que forma parte del mismo. Contar con equipos de alto rendimiento incrementa exponencialmente las posibilidades de éxito de un proyecto. Sus conocimientos, su capacidad de trabajo, su motivación, sus habilidades de innovación o sus actitudes, entre otros, se conforman como el activo intangible estratégico más importante. Cuidarlo, pues, no es baladí.
Emprende Pyme
Cómo mejorar la productividad laboral
Herramientas para mejorar la productividad laboral
Mejorar la productividad laboral se ha convertido en una prioridad para las organizaciones a la hora de alcanzar éxito empresarial. Las entidades ya no solo buscan tener un rendimiento continuo, sino conseguir que exista una relación directa entre la cantidad de trabajo realizado y las horas de trabajo realizadas.
Herramientas para aumentar la productividad de la empresa
Es decir, las empresas buscan trabajadores aptos que puedan realizar mucho trabajo en menos horas. Pero sin denostar su actividad. Para ello las organizaciones deben conocer técnicas para mejorar la productividad laboral, técnicas que sean positivas para trabajar sobre la autoestima del trabajador y que finalmente tendrán su reflejo en el conjunto de la productividad empresarial.
Herramientas para mejorar la productividad laboral
Las estrategias para mejorar la productividad laboral son numerosas, pero fijaremos unos puntos principales:
Una buena organización interna Las empresas deben marcar rutinas de trabajo. La entidad conoce así la ocupación que desempeña el empleado, de esta manera será más fácil percibir los tiempos y la dificultad de cada tarea. Por su parte, el trabajador debe conocer claramente en que consiste su actividad y poder hacer uso de las herramientas necesarias que faciliten su trabajo. Será la entidad la encargada de marcar estas pautas de forma clara y eficaz. Para ello la organización puede hacer uso de formaciones para empleados o cursos.
Priorizar las tareas que se deben ejecutar=> Poner en marcha las actividades que se fijan y finalizarlas. Podemos realizar listas de tareas pendientes con Excel e ir anotando todas aquellas que se van completando.
Comunicación organizacional=> El flujo de información y comunicación interna entre los departamentos en imprescindible para mejorar la productividad de la empresa.
Ser capaz de superar los problemas de forma rápida y eficaz=> Mediante formación ante posibles crisis el trabajador será capaz de evaluar, tomar decisiones y solucionar incidencias de forma apropiada.
Contar con equipos de trabajo en buenas condiciones=> Las empresas deben invertir en material apropiado para que sus trabajadores lleven a cabo sus tareas correctamente.
